Durch die Stellung als Haupt- und Residenzstadt der Landgrafschaft Leuchtenberg hatte Pfreimd lange Zeit eine eigene, kleine Archiv-/Registraturlandschaft zu bieten. So beherbergte Pfreimd in seinen Mauern ehemals das Urkunden-Archiv und die Registratur der landgräflich-leuchtenbergischen Regierung, das Hausarchiv der Landgrafen von Leuchtenberg und seit dem frühen 16. Jh. die städtische Registratur bzw. Archiv. Später kam noch die Registratur der Pfarrei Pfreimd hinzu.

Nach dem Erlöschen des Landgrafengeschlechts in Pfreimd kam die Landgrafschaft über den Erben Herzog Albrecht VI. von Bayern an Kurfürst Maximilian I. und schließlich an Herzog Maximilian Philipp von Bayern. Bereits im Jahre 1654 befanden sich die leuchtenbergischen Urkunden und Akten im Regierungsarchiv in Amberg. Als schmerzlichen Verlust, ein Verlust der auch den Rückfall in die Bedeutungslosigkeit ankündigte, muss man die Einziehung der in Pfreimd verbliebenen Reste der leuchtenbergischen Registratur im Jahr 1664 werten. Nicht von ungefähr vermerkte der Stadtschreiber im Ratsprotokoll: „Nachricht für die Nachwelt, Dienstag 6. März 1664 wurde die leuchtenbergische Registratur nach München abtransportiert“. Wahrscheinlich handelte es sich bei den nach München verbrachten Schriftstücken um jene Teile des Leuchtenberger Archivs, die an die Registratur des Herzogs Maximilian Philipp gelangten und dort teils im sogenannten Münchenerischen Archiv aufgingen bzw. teils als „alte leuchtenbergische Registratur“ separat aufgestellt wurde. Zur Zeit des Spanischen Erbfolgekriegs kamen Teile des Archivs wieder nach Pfreimd zurück und gelangten nach 1715 bzw. 1737 nach Amberg. Doch zurück zum Pfreimder Stadtarchiv.

Bis zum Jahre 1911 war der Aktenbestand mit dem Schriftgut der Registratur vermischt und zum Teil in mehreren Räumen im heutigen „alten“ Rathaus deponiert. Unter dem Eigentumsvorbehalt für die Stadt Pfreimd wurden im Juli 1911 die älteren Rechnungsreihen und Protokollbände nach einem Aufruf an das neu geschaffene Gebäude des kgl. Kreisarchivs nach Amberg abgegeben. Die Neuordnung des gesamten Bestandes wurde 1920 angedacht, doch auf „sobald es die Verhältnisse erlauben“ hinausgeschoben. Nach dem Wunsch der Generaldirektion der staatlichen Archive Bayerns sollten die noch vorhandenen wertvollen älteren Restbestände nach Amberg abgegeben werden. Dieses wurde jedoch durch den Stadtrat am 3.12.1920 kategorisch abgelehnt.

Nach einem Bericht der Generaldirektion vom September 1931 war das Stadtarchiv vollständig ungeordnet und durch feuchte Lagerung bereits in Teilen stark geschädigt. Das besonders wertvolle Stadt- und Gerichtsbuch aus dem frühen 16. Jh. wurde schon als verschollen gemeldet. Mit der Zusicherung geeignete Räumlichkeiten zu schaffen verweigerte der Stadtrat erneut die Abgabe des kleinen Restbestandes nach München bzw. nach Amberg. Erst im Jahre 1935 gelangte schließlich der ausgewählte Rest an das Hauptstaatsarchiv nach München.

Die Ordnung der abgegebenen Archivalien wurde durch den 2. Weltkrieg unterbrochen und erst 1954 abgeschlossen. 1954 wurde der an das Hauptstaatsarchiv abgegebene Bestand nach Amberg übergeben und dort an den seit 1911 lagernden Depotbestand angeschlossen. Die schon 1920 angemahnte Ordnung des Pfreimder Bestandes wurde nicht mehr weiter verfolgt.

Erst 1984 kam wieder Bewegung in die stiefmütterlich behandelte Angelegenheit. Auf Betreiben der Kreisarchivpflegerin Frau Gislinde Sandner (+) wurde im Herbst 1984 ein erstes Sondierungsgespräch zur Trennung und Ordnung des Registratur- und Archivgutes geführt. Konkrete Formen nahm das Vorhaben dann im Frühjahr 1985 an, vier Jahre später war es abgeschlossen. Das Ergebnis, ein geordnetes und durch ein Findbuch erschlossenes Stadtarchiv war geschaffen. Nun galt es das Archiv mit Leben zu erfüllen. Ein erstes Problem war die Nutzbarkeit des Archivs. Allein sein Standort war alles andere als für Besucher geeignet. Obwohl optisch von der Registratur getrennt, befand es sich mit dieser in einem gemeinsamen Raum. Die wachsende Flut des neu abzulegenden Registraturguts ließ zudem Befürchtungen aufkommen, die hergestellte Ordnung durch Aus- Um- oder Zwischenlagerungen einzelner Archivalien anzugreifen und zu stören.

Im Sommer 1995 konnte schließlich die Räumung eines geeigneten Raumes erreicht werden. Danach erfolgte die Anschaffung von Schwerlastregalen und die Aufstellung des Stadtarchivs in seinem heutigen Raum. Nachdem die räumlichen Voraussetzungen gegeben waren und ein Arbeiten ermöglichten, zeigten sich schon bald erste Grenzen. Diese lagen aber nicht an der Zugänglichkeit oder in der Sortierung des Archivs, sondern in seinem Bestand selbst. Vor allem das Fehlen ganzer Jahrgangsreihen von Bänden und Rechnungen stimmte schmerzlich. Dieses um so mehr, da die Lücken im Pfreimder Bestand nicht durch unwiederbringliche Verluste, sondern durch Auslagerungen begründet waren. Die in Pfreimd fehlenden Bestände befanden sich seit dem frühen 20. Jahrhundert als Depotbestand der Stadt Pfreimd im Staatsarchiv Amberg. Nun galt es, den Amberger Depotbestand nach Pfreimd zurückzuholen. Nach den getroffenen Vorkehrungen war es dann im März 2001 soweit. Gut sieben laufende Meter Archivalien und 8 Urkunden konnten von Amberg übernommen und im Stadtarchiv Pfreimd aufgestellt werden.

Um die Struktur und die Bestände des Pfreimder Stadtarchivs besser verstehen zu können, muss weiter auf seine Geschichte eingegangen werden.

Johann Nepomuk Mühlbauer schrieb 1902 in seinem „Versuch einer Geschichte der Stadt Pfreimd“ von mansfeldischen Söldnern, die 1621 das Stadtarchiv plünderten und die wertvollen Urkunden als Streu für ihre Pferde verwendeten. Wenn auch dieses Zitat bisher archivalisch noch nicht belegt werden konnte, ist es unter Berücksichtigung des ggf. mündlich überlieferten und sicherlich übertriebenen Plünderungshergangs doch verwunderlich, dass unser Archiv über keine Urkunde aus der Zeit vor dem Dreißigjährigen Krieg verfügt. Gewiss, die Verluste können auch durch andere Ereignisse eingetreten sein. Fest steht jedoch, dass nachweislich nach 1621 verschiedene die Stadt betreffende Urkunden neu ausgefertigt und durch den Landgrafen bestätigt wurden. Schon sehr früh beschäftigte Pfreimd einen Stadtschreiber. Seit der 1. Hälfte des 16. Jahrhunderts kann sogar ein eigenes kommunales Stadtschreiber-Gebäude nachgewiesen werden. Spätestens ab diesem Zeitpunkt fand dort die Registratur/Archiv seine Aufstellung. Seit 1591 baulich unverändert beherbergte das Gebäude bis zum Jahre 1800 die städtische Registratur.

Bei einem Brand am 25. Februar 1757 in der Nähe der Stadtschreiberei kamen bei der Rettung der Registratur einige Protokolle und Akten abhanden. Obwohl sich nach der Feuerordnung verschiedene Bürger bei einem Brand vor der Stadtschreiberei einzufinden hatten, blieb der Stadtschreiber mit seiner Magd und einigen aus den Dörfern herbeigeeilten Buben alleine bei der Bergung des Schriftguts. Obwohl kein Schriftstück den Flammen zum Opfer fiel, mussten dennoch Verluste verzeichnet werden. Ob die in „fremde Hände“ gelangten älteren Protokolle und Schriften, die der Stadtschreiber in einem Aufruf zurückforderte, zurückgegeben wurden ist unbekannt. Nach Vorweis der überkommenen Ratsprotokolle fehlen die Jahrgänge von 1615 bis 1640.

Da man um den Wert und den Stellenrang der städtischen Registratur sehr wohl wusste, wurde nach dem Brand ein eigenes Gewölbe in der Stadtschreiberei zur Aufbewahrung der Protokolle und Akten vorgeschrieben. Im Jahre 1762 wurde es fertiggestellt. Eine weitere Gefahr drohte seitens des nassen Elements. Aufgrund der jährlichen Hochwasser und dem Umstand, dass man bei Gefahr die Menge der Schriften und Bücher nicht schnell genug retten konnte, beschloß der Magistrat 1789, dass die älteren Stadtkammerrechnungen und Ratsprotokolle in das Rathaus in eigens gefertigte Schränke gebracht werden. Dieser Beschluss erwies sich später als äußerst glücklich.

Am 27. Juli 1800 vernichtete ein Großbrand die gesamte Altstadt. Lediglich das Rathaus, die Pfarrkirche und einige Teile des alten leuchtenbergischen Schlosses blieben so gut wie unbeschädigt. Die städtische Registratur, die sich nach wie vor in der Stadtschreiberei befand, wurde ein Raub der Flammen. Geblieben ist das Schriftgut, das gut zwanzig Jahre zuvor in das vom Brand verschonte Rathaus ausgelagert wurde sowie wenige eingestreute älteren Aktenvorgänge. Nach 1800 muss es noch einmal zu einer Dezimierung gekommen sein, denn noch 1807 wird in einer Streitangelegenheit auf vorhandene Stadtkammer-Rechnungen verwiesen, die im heutigen Bestand nicht mehr existent sind. Bei genauer Sichtung des Materials werden sicherlich weitere Abgänge zu verzeichnen sein.

Die Stadtschreiberei wurde nach dem Brand von 1800 zwar wieder aufgebaut, aber nicht mehr kommunal genutzt. Die sich neu entwickelnde Registratur war im Rathaus untergebracht. Nach dessen Abbruch im Jahre 1868 wurde sie in den Nachfolgebau verbracht. Dieses nach 1800 entstandene Schriftgut bildet den Grundstock des heutigen Stadtarchivs. Die bereits 1789 ausgelagerten Protokoll- und Rechnungsbände wurden wohl zusammen mit ihren Behältnissen ebenfalls in das neue Rathaus gebracht. Im Jahre 1911 wurde ein Teil dieses Bestandes an das kgl. Kreisarchiv nach Amberg abgegeben. Nach rund neunzig Jahren Abwesenheit kehrten die Archivalien zusammen mit 8 Urkunden im März diesen Jahres nach Pfreimd zurück. Die Rückführung des Amberger Depotbestandes wertet das Pfreimder Stadtarchiv für die Lokalforschung sowohl inhaltlich als auch zeitlich ungeheuer auf.

Der derzeitige Bestand ist in fünf Hauptgruppen gegliedert:

    – Akten, Rechnungen, Belege, Bände und Karten –

Längerfristig ist der Aufbau weiterer Gruppen geplant. Der Gesamtbestand umfasst derzeit 4025 Signaturen. In lfd. Metern ausgedrückt, entspricht das etwa 33 Aktenmeter. Die zeitliche Zuordnung ist ebenfalls geteilt. Der Bestand bis zum Ende des 19. Jahrhunderts findet sich überwiegend in der Gruppe Akten I, der des 20. Jahrhunderts in den Akten II.

Die 1. Gruppe Akten I und Akten II (künftig Hauptgruppe 2) zählt ca. 1.800 Signaturen und ist jeweils separat in Untergruppen geordnet.

Akten I, 11 Untergruppen:
       
Königliches Haus
Staatsrechtliche Angelegenheiten
Militärische Angelegenheiten
Religions- und Kirchenangelegenheiten
Erziehung und Bildung
Medizinal-Wesen
Allgemeine Landespolizei
Stiftungs- und Kommunalangelegenheiten
Statistik
Dienstordnung und Gerichtspolizei
Finanzgegenstände

Akten II, 10 Untergruppen, sortiert nach dem derzeitig gültigen „Aktenplan für Registraturen – Gemeinden/Landratsämter“. Aufgrund dieser Sortierung kann das neu erwachsene Archivgut problemlos anschließen und eingereiht werden.

Die 2. Gruppe Rechnungen (künftig Hauptgruppe 3), beinhaltet 1.585 Nummern. Unter dem Oberbegriff Kassen- und Rechnungswesen sind hier Rechnungen, Voranschläge, Tagebücher, Manuale und Kassenbücher der örtlichen Kassen, Stiftungen und Fonds sowie der Landwehr-Compagnie zusammengefasst. Zeitlich birgt diese Gruppe die ältesten Bestände. Die Rechnungen der Almosenstiftung z.B. sind fast lückenlos von 1626 bis 1854 erhalten geblieben. Aus dem Amberger Depotbestand werden in diese Gruppe insgesamt 193 Signaturen eingestellt. Besonders hervorzuheben sind hier die bisher gänzlich fehlenden Stadtkammerrechnungen von 1657 bis 1820. Mit den Spitalrechnungen ab 1651 bis ebenfalls 1820 kann nunmehr die Reihe bis in unsere Tage ergänzt werden.

Die 3. Gruppe Belege (künftig Hauptgruppe 4) entspricht in ihrer Struktur den Rechnungen. Mit rund 470 Signaturen ist diese Gruppe eine wichtige Ergänzung zu den Rechnungsreihen.

Die 4. Gruppe Bände (künftig Hauptgruppe 5) hat immerhin noch 169 Signaturen. Neben dem sogenannten Stadt- und Gerichtsbuch von etwa 1530, Urkunden- und Steuerbüchern sowie Einschreibbüchern von Pfreimder Zünften finden sich hier auch die Pfreimder Ratsprotokolle ab 1801-1807 bzw. ab 1828 bis 1948. Mit 53 Signaturen aus dem Amberger Depot wird die Gruppe Bände erfreulich vermehrt. Bei den Depotbeständen handelt es sich ausschließlich um die für Pfreimd so wichtigen älteren Ratsprotokolle ab 1591. Bis auf wenige Lücken verfügt das Stadtarchiv nunmehr über eine geschlossene Reihe von Protokollbänden von 1591 bis 1948.
Ebenfalls aus dem Amberger Depotbestand reihen sich in diese Gruppe einige Commissariats-, Schulden- und Polizeiprotokolle des 18. und 19. Jahrhunderts ein.

Die 5. Gruppe Karten (künftig Hauptgruppe 7) zählt nur zwei Signaturen. Geplant ist, diese Gruppe durch Pläne, technische und künstlerische Zeichnungen u.s.w. zu erweitern.

Nach Einstellung des Amberger Depotbestandes erhält das Stadtarchiv eine weitere Hauptgruppe.

In dieser 6. Gruppe (künftig Hauptgruppe 1) konnten vorerst nur die acht Urkunden aus dem Staatsarchiv Amberg aufgenommen werden. Nach und nach werden die in der Gruppe I (Akten I und II) enthaltenen Urkunden ausgegliedert und hier eingestellt.

Längerfristig ist der Aufbau einer weiteren Gruppe, künftig Hauptgruppe 6, geplant. In diese Gruppe werden Fotografien, Drucke und Graphiken aufgenommen.

Zu diesem ausschließlich auf Pfreimd bezogenen Bestand kommen noch rund 500 Signaturen aus dem kommunalen Schriftgut der eingemeindeten Orte Hohentreswitz, Iffelsdorf, Pamsendorf, Stein und Weihern.

Neben dem Stadtarchiv Pfreimd sind zwischenzeitlich auch die Pfarrarchive von Pfreimd und Weihern geordnet. Die somit erschlossenen drei Pfreimder Archive - Stadtarchiv Pfreimd, Pfarrarchiv Pfreimd und Pfarrarchiv Weihern - ermöglichen ein lokales Forschen über den gesamten Gemeindebereich der Stadt Pfreimd. Mit ihren Beständen ergänzen sich die drei Archive gegenseitig. Einige der versprengten Titel füllen sogar die Lücke im jeweiligen anderen Archiv.